Aprende a gestionar tu tiempo

¿Te faltan horas en el día? ¿Tienes tanto que hacer que no sabes por dónde empezar? ¿Te da la sensación de que al final del día no has adelantado nada de trabajo?

Todos los días tienen 24 horas, pero eso no es ninguna novedad. Todos sabemos que es así, sin embargo es frecuente escuchar expresiones del tipo “no tengo tiempo”, “necesito más horas en el día”. A menudo perdemos tiempo porque no tenemos una estructura clara de por dónde queremos empezar, cuántas tareas debemos realizar o cuáles resultan más prioritarias. Es común también que nos sintamos abrumados ante tal cantidad de trabajo, de modo que nos bloqueamos y vagamos sin rumbo decidiendo por dónde empezar; éste es tiempo que perdemos y tiempo que ya no recuperaremos. Diversos estudios apuntan que perdemos un media de 3 horas al día a causa de hábitos que resultan inadecuados.

Saber gestionar nuestro tiempo ayuda a reducir considerablemente el estrés al que nos vemos sometidos a diario,y a aumentar la eficacia y la eficiencia a la hora de gestionar nuestra vida personal y profesional. Si conseguimos administrar nuestro tiempo de forma adecuada dispondremos de mayor tiempo para el gozo y el disfrute, por ejemplo, con nuestros hijos, amigos o familiares, estaremos más relajados y distendidos y aumentaremos considerablemente nuestra calidad de vida.

Hay cuestiones básicas que deben tenerse en cuenta antes de preparar un plan de acción que nos ayude a organizar mejor nuestro tiempo. Estos principios tienen que ver con nuestros objetivos vitales, es decir, qué queremos conseguir, hacia dónde queremos ir y, sobre todo, en qué queremos gastar nuestro tiempo. Podemos comenzar clasificando nuestros objetivos (familia, trabajo, amigos, pareja…) y, una vez definidos darles prioridad en nuestro día a día, estableciendo aquellos que son imprescindibles, los que han de hacerse pero no son urgentes, los que se pueden delegar en otra persona y los que se pueden posponer para otro día.

A continuación os proponemos una serie de claves que os ayudarán a gestionar vuestro tiempo de manera eficaz. Estos pautas al principio será complicado llevarlas a la práctica pero con un poco de constancia y disciplina podréis instaurarlas como hábitos cotidianos en poco tiempo.

1. Establecer momentos específicos para cada tarea: en la medida de lo posible debemos estructurar el tiempo dedicado a cada tarea que queremos realizar en el día, podemos utilizar una agenda que debemos mantener siempre visible para no perder de vista el plan de acción. No es necesario anotar “30 minutos de bici” pero sí la hora en que se comenzará a hacer ejercicio y el momento en que terminará. Es importante centrarse en cumplir los objetivos marcados en el plan del día, ésto servirá como motivación para terminar la tarea a la hora indicada y evitará distracciones que nos aparten del objetivo fijado. Además, tener definido de antemano cuando haremos cada una de las tareas, liberará a nuestra mente de tener que estar pensando que no se nos olvide hacer tal cosa o planificando que haremos después. Establecer el plan de acción del día permite enfocarnos en el presente, vivir cada instante, agotar cada segundo y experimentar la sensación de haberlo aprovechado al máximo.

2. El margen de los imprevistos: a la hora de establecer el plan del día, estableceremos un margen mayor del que creemos que tardaremos en cumplir con la tarea. Es decir, si pensamos que la realizaremos en 45 minutos, dejar un espacio de 1 hora. Este margen permitirá manejar cualquier imprevisto que pudiera surgir mientras realizas la tarea. Además, por regla general solemos pecar de exceso de optimismo a la hora de calcular el tiempo que nos llevará completar una actividad y solemos creer que la realizaremos en menos tiempo del que en realidad tardamos.

3. No posponer: como se suele decir “no dejes para mañana, lo que puedas hacer hoy”. La procastinación es uno de los principales enemigos de la gestión del tiempo. Una de las mayores dificultades es cuando nos enfrentamos con tareas difíciles, largas o pesadas que no nos apetece comenzar. No postergues estas actividades porque cuanto antes te las quites de encima, mejor te sentirás.

4. Enlazar tareas: si es posible, enlazaremos las tareas para evitar tiempos muertos que no suelen ser productivos. Por ejemplo, si tiene que recoger a su hijo en el colegio a las 13,30 y el profesor le cita para las 13,45, intentaremos adelantarla a la cita para las 13,30 y así no perder tiempo entre una y otra cita.

5. Tú eres la prioridad: intentaremos respetar al máximo nuestro plan del día, procurando desplazar los imprevistos hacia horarios disponibles, es decir, si hemos establecido un tiempo para realizar una tarea de 10 a 12 h, y una persona te solicita una reunión a las 11,30, le pediremos amablemente retrasar la cita hasta las 12. De este modo, no interrumpiremos nuestro tiempo de trabajo, podremos acabar la tarea o al menos el espacio que le habíamos destinado y después atender a la cita sin remordimientos por no haber cumplido con el plan. Es muy común valorar más el tiempo de los demás que el nuestro propio,y esto es un error. Asigna siempre prioridad a las citas contigo mismo.

6. De uno en uno: no intentes hacer dos cosas a la vez pues terminarás haciendo mal las dos. Primero ponte con una tarea y cuando la termines pasa a la siguiente, evita distracciones e interrupciones en la medida de lo posible. Si te decides a abrir un documento (carta, correo electrónico) pasa a la acción y responde, reenvía o tíralo pero no lo dejes para más tarde.

7. Aprende a delegar: muchas veces hemos escuchado la frase “si quieres que algo se haga bien, hazlo tú mismo”. No siempre es así, en muchas ocasiones delegar en otra persona puede suponer un alivio enorme en nuestra carga de trabajo e incluso que esa tarea se realice aún mejor, puesto que nosotros quizás lo habríamos realizado en un estado de estrés que perjudicaría el cumplimiento de la tarea o porque simplemente se le puede dar mejor.

8. Tareas importantes con energía: planifica las tareas más importantes para el principio de semana o para el momento del día que tengas más energía, así habrá más posibilidades de que estas tareas se lleven a cabo y no se terminen postergando a lo largo del día o de la semana, puesto que lo normal es que a medida que avanza el tiempo suelen ir surgiendo otros temas que solucionar.

9. No pierdas de vista tus objetivos: las tareas suelen ser a corto plazo y los objetivos vitales a largo plazo. Si logras ver el cumplimiento de tus tareas como parte del proceso de consecución de tus objetivos en la vida, conseguirás mayor motivación y entusiasmo a la hora de llevar a cabo el plan de acción prefijado.

10. Planificación personal y profesional: el plan de actuación debe incluir aspectos tanto profesionales como personales. Es muy importante el tiempo dedicado al ocio, el descanso, la familia, los amigos,y también a uno mismo. Y es que, tan importante es tener tiempo para compartir con los demás, como aquel destinado a mejorarse como persona.

11. Evalúa tus avances: al final del día o de la semana, elige el momento que desees según se ajuste a tu ritmo temporal y evalúa el plan que has estructurado. Puedes plasmarlo en una plantilla y ver tu evolución a lo largo del tiempo, ajustando y corrigiendo, si es necesario, los posibles desajustes que se pudieran haber producido en la planificación de las actividades.

El tiempo no es sólo lo que marca el reloj, el tiempo también lo marcas tú. En tu mano está apreciarlo, valorarlo y, sobre todo, aprovecharlo.

El estrés no lo causa el trabajo realizado sino el trabajo pendiente.